Affaires municipales

Politique de gestion contractuelle

L'article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et les villes ou l'article 938.1.2 du Code municipal exige que les municipalités tiennent public leur politique de gestion contractuelle.

Voici donc l'intégralité de la politique de gestion contractuelle de la Municipalité de
Cap-Saint-Ignace, adoptée lors de la séance du conseil ayant eu lieu le 6 décembre 2010.

POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE

1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas
     communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres
     du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté
     une soumission

1.1 Lorsqu'un comité évalue des soumissions,

       a) L'adjudicataire doit, avant la signature du contrat, fournir une déclaration écrite affirmant
           solennellement qu'il n'a pas pris l'initiative de communiquer ou de tenter de communiquer
           avec un membre du comité, depuis sa nomination sur ce dernier, afin de favoriser sa
           soumission. (Annexe « A »)

b) Un membre d'un comité de sélection doit immédiatement mettre fin à toute communication
initiée par un soumissionnaire et ayant pour but de favoriser sa soumission.

c) Ces mesures ne doivent toutefois pas être interprétées ou appliquées de façon à
empêcher:

-le conseil d'inclure, dans le procesus d'évaluation, une rencontre avec les soumissionnaires
à des fins d'évaluation;

-d'effectuer, auprès d'un soumissionnaire, une vérification que le comité juge nécessaire
pour évaluer adéquatement sa soumission.

2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des
offres

2.1 Aucun contrat précédé d'un appel d'offres ne peut être attribué avant que l'adjudicataire ait
       déposé une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et
       déposée sans qu'il y ait eu collusion avec toute autre personne en contravention à
       toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. (Annexe « B »)

2.2 Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant le rejet
       automatique d'une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu collusion entre le
       soumissionnaire et toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre
       le truquage des offres. (Annexe « C »)

3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière
de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi

3.1 Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire doit rappeler, à toute personne qui prend
       l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat, l'existence de la Loi sur la
       transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, lorsqu'il croit qu'il y a contravention à cette
       loi.

3.2 La municipalité favorise la participation des membres du conseil et des cadres municipaux à
       une formation destinée à les renseigner sur la Loi sur la transparence et l'éthique en
       matière de lobbyisme et/ou sur le Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu
       de cette loi.

4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption

4.1 Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant solennellement
       que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
       d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil,
       d'un fonctionnaire ou de toute autre personne oeuvrant pour la municipalité, dans le
       cadre de l'appel d'offres. (Annexe « B »)

4.2 Tout membre du conseil, fonctionnaire ou autre personne oeuvrant pour la municipalité doit
       informer le plus tôt possible le directeur général de toute tentative d'intimidation, de trafic
      d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure
      ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée de porter plainte
      auprès d'un service de police ou d'une autre autorité publique.

5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts

5.1 Lorsque la municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des offres, tout
       membre du comité de sélection doit déclarer par écrit, avant de débuter l'évaluation des
       soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du
       contrat qui sera octroyé. (Annexe « D » )

5.2 Les membres du conseil, les fonctionnaires municipaux, de même que toute autre personne
       oeuvrant pour la municipalité, impliqués dans la préparation de documents contractuels ou
       dans l'attribution de contrats seront informés qu'ils doivent dénoncer l'existence de tout
       intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de
       conclure un contrat avec la municipalité. Un membre du conseil fait cette dénonciation
      au conseil; le directeur général, au maire; les autres fonctionnaires municipaux ainsi
     que les autres personnes oeuvrant pour la municipalité, au directeur général.

5.3 L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 5.1 et 5.2

6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion
du contrat qui en résulte

6.1 Un appel d'offres identifie une personne à qui est confié le mandat de fournir toute information
       à ce sujet. Il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel
       ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information.
       (Annexe « E »)

6.2 Il est interdit à tout membre du conseil ainsi qu'à tout fonctionnaire ou autre personne
oeuvrant pour la municipalité de répondre à toute demande d'information relativement à tout
appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable.

       Cette mesure ne s'applique pas à la personne responsable de fournir de l'information aux
       soumissionnaires et n'empêche pas le conseil de nommer cette personne sur le comité
       de sélection, s'il en est.

6.3 Les membres du conseil, les fonctionnaires municipaux, de même que toute autre personne
       oeuvrant pour la municipalité, impliqués dans la préparation de documents contractuels ou
       dans l'attribution de contrats seront informés qu'ils doivent dénoncer l'existence de toute
       situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité et
       l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat
       qui en résulte. Un membre du conseil fait cette dénonciation au conseil; le directeur
       général, au maire; les autres fonctionnaires municipaux ainsi que les autres
       personnes oeuvrant pour la municipalité, au directeur général.

7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat

7.1 Toute modification apportée à un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, et qui a pour
       effet d'en augmenter le prix, doit être justifiée par écrit par la personne responsable de la
       gestion de ce contrat. Une telle modification ne doit être apportée que si elle est accessoire
       au contrat et n'en change pas la nature.

7.2 Dans le cas de travaux de construction, la municipalité doit tenir des réunions de chantier
régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.